Оформлюєте дитину в садочок? Оплатили навчання в інституті «на контракті» і хочете отримати від держави законне відшкодування податків? А може, збираєте документи для субсидії на квартплату? Думаєте, знову доведеться замовляти й чекати необхідні в таких випадках довідки? А от і ні!

Цифровізуємось і спрощуємо цей процес – відтепер ви можете отримати довідки в Особистому кабінеті працівника, не встаючи з-за столу (якщо користуєтеся web-версією).

У мобільному застосунку така можливість з’явиться найближчим часом, і ви зможете замовляти довідки навіть просто дорогою на роботу.  

Давайте розбиратися, як це зробити.

Типи довідок  

Кожна довідка має свою специфічну форму, тому замовляти треба ту, що призначена для певної установи.  

Більше ніхто не припуститься помилки, вписуючи дані вручну – система автоматично заповнить усе правильно. Вам треба просто зайти в Особистий кабінет і обрати, що саме вам потрібно.  

Довідки, що їх найчастіше доводиться подавати до різних установ, бувають двох видів: 

1) про доходи (умовно їх ще називають «довідками про зарплату», хоча насправді вони подають ширшу інформацію)

2) про місце праці 

Частина довідок містить період, за який подаються дані (наприклад, ваші доходи за минулі 9 місяців). У такому разі система попросить зазначити часовий проміжок.

Як замовити 

 Як і в ситуації з відпустками, за довідками також більше не треба йти (писати / дзвонити) до вашого кадровика чи фахівця з розрахунків із працівниками. Зайдіть в Особистий кабінет / розділ «Мої заявки». Натисніть блакитну кнопку «Три крапки» вгорі праворуч та оберіть у випадному списку рядок «Заявка на отримання довідки». 

Відкриється окреме вікно. У верхньому полі оберіть із випадного списку потрібний вид документа. Зазначте період – дані за скільки місяців вам потрібні. Натисніть кнопку «Подати заявку». 

Ваша заявка миттєво надійде безпосередньому виконавцю і одразу буде взята в роботу. Реальний статус її виконання ви завжди зможете перевірити в розділі головного меню «Мої заявки». 

Як отримати

Опрацювання заявки відбувається швидко. Щойно довідка буде готова, на ваш робочий імейл надійде інформаційне повідомлення, а її статус в Особистому кабінеті зміниться на «Завершено».  

Перейдіть в Особистий кабінет / розділ «Заявки» / вкладка «Завершено».

Клікніть рядок потрібної довідки (він «підсвітиться» іншим кольором), натисніть кнопку у цьому рядку праворуч.

З’явиться кнопка -  клікніть на неї, щоб завантажити вашу довідку у форматі PDF.

Завантажену довідку можна роздрукувати, щоб подати за місцем вимоги у паперовому вигляді, або просто переслати файл засобами електронного зв’язку як цифровий документ. 

Зараз ви можете замовити та отримати довідки у web-версії Особистого кабінету, а трохи згодом така можливість з’явиться і в мобільному застосунку.

А де печатка-підпис? 

Технології продовжують спрощувати життя. Спершу відійшли у минуле чорнила і гусячі пера, тепер прийшла черга забути про «мокрі печатки».

У сучасних документах використовують кваліфікаційний цифровий підпис. Це – зашифровані цифрові дані, які мають такий же правовий статус, як і власноручний підпис відповідальної особи та офіційна печатка компанії. Кваліфікаційний цифровий підпис створюється за допомогою спеціальної програми, має високий ступінь захисту і візуально виглядає як QR-код. Відтепер жодна мокра печатка чи підпис керівника не потрібні. Погодьтеся, це набагато швидше і зручніше, а головне – відповідає нашому законодавству. 

Що каже Закон? 

Довідка – це електронний документ, створений відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV (зі змінами) та підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП) відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII (зі змінами). 

Згідно з ч. 6 ст. 18 Закону №2155 кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис.  

Документи з кваліфікаційним цифровим підписом приймаються в усіх установах України, а вимоги «мокрої печатки» свідчать хіба що про неграмотність бюрократа, який у вас її вимагає. Як то кажуть, можна і дерев’яною рахівницею скористатись, але навіщо, коли маємо смартфон із калькулятором?.. 

Нехай усі довідки завжди відображають гарну інформацію, а їхнє оформлення в Особистому кабінеті займає лічені секунди. Приємної нам цифровізації! 😊