Для ефективного управління командою кожному керівнику потрібен оперативний доступ до інформації про своїх підлеглих: хто й коли йде у відпустку, скільки у підрозділі вакансій, хто перебуває на лікарняному тощо. 

Раніше ця рутина забирала чимало часу – запит до фахівців напряму персоналу та чекання на відповідь... Тепер завдяки Особистому кабінету працівника Укрпошти кожен керівник завжди має під рукою актуальну інформацію про підпорядкований йому персонал. Лише пару кліків – і все перед вами!

Отже, опановуйте нові та корисні інструменти керівника!

1. Закладка «Штатний розпис

Тут відображається увесь склад підпорядкованого вам персоналу за штатним розписом: загальна чисельність посад у підрозділі / які посади заповнені / які є вакансії.

Також тут ви побачите додаткові важливі деталі, наприклад:

• Колонка «Статус» містить інформацію про довготривалу відсутність ваших працівників – мобілізацію, відпустку по догляду за дитиною тощо, а також період відсутності.
• Колонка «Доступно відпустки (днів)» підкаже актуальну кількість невикористаних днів відпусток на поточну дату – по кожному з ваших підлеглих.
• Піктограма «три крапки» у колонці праворуч дозволяє перейти до особистої карточки кожного підпорядкованого працівника, щоб оперативно переглянути історію його роботи в Укрпошті, дані про освіту тощо.

Лайфхак! Якщо у вас багато підпорядкованих підрозділів, скористайтеся галками у колонці ліворуч або фільтрами на назвах колонок у шапці. Вони дозволяють розкривати та закривати окремі частини списку, а отже допомагають відображати на екрані тільки потрібну вам інформацію. 

Увага!

1. Є окремі керівники, які мають сотні або навіть тисячі підпорядкованих працівників. Якщо це – про вас, і ви вирішили переглянути штатний розпис (особливо у періоди значних навантажень на систему: закриття табелів обліку робочого часу, формування фінансової звітності тощо), завантаження даних може тривати кілька хвилин. У таких випадках просимо вас із розумінням поставитись до технічних можливостей функціоналу і трохи зачекати.
2. Розділ «Персонал» містить великі об’єми різноманітних даних. Щоб зменшити навантаження на систему, інформація про заробітну плату підпорядкованих працівників буде доступна на наступному етапі – одразу після запуску, стабілізації та масштабування розділу.

Штатний розпис – завантажте та опрацьовуйте в Excel

Якщо в Особистому кабінеті ви переглядаєте дані та користуєтеся окремими фільтрами, то Excel дозволяє сортувати, застосовувати формули, обчислювати, зберігати окремі частини, надсилати обрані дані тощо. 

Завантажте штатний розпис у форматі Excel і використовуйте всі можливості електронних таблиць! 

Особливо це спростить роботу тим керівникам, які мають десятки підлеглих, а отже працюють із великими масивами даних. 

Як вивантажити штатний розпис у форматі Excel

На вкладці «Штатний розпис» клікніть блакитну кнопку «Три крапки» вгорі праворуч. У випадному меню оберіть рядок «Відправити звіт на пошту». 

За кілька секунд ви отримаєте файл на ваш корпоративний імейл і зможете опрацьовувати дані по підлеглих швидко та зручно.

Команда з автоматизації зараз впроваджує низку складних проєктів, тому дані постійно оновлюються і доповнюються. Якщо ви помітили у штатному розписі невідповідності, або структура відображається не зовсім коректно – зверніться до свого фахівця відділу сервісного обслуговування персоналу. Або створіть заявку на helpdesk-up@ukrposhta.ua – і ми усе оперативно виправимо.

2. Закладка «Дані по підлеглих»

Розділ містить три вкладки: Графік відпусток / Відпустки / Лікарняні.

Вкладка «Графік відпусток» відображає затверджений Графік відпусток на поточний рік для вашого підрозділу. Він допоможе під час погодження заявок, що надходять від вашої команди. Перш ніж затвердити заявку, подивіться: які дати планував працівник, чи дотримується він графіка, як обрані ним дати узгоджуються із запланованими відпустками колег, і чи не зашкодить його відсутність спільній роботі, коли функціонал працівників перетинається.

Вкладка «Відпустки» містить затверджені накази. Їх можна відсортувати за потрібний період, а також подивитись окремо по кожному вашому підлеглому.

Вкладка «Лікарняні» подає інформацію щодо листків непрацездатності підпорядкованих працівників. Зокрема, 

• У колонці «Причина» – причина непрацездатності: хворіє сам працівник / доглядає за дитиною / відсутній через вагітність та пологи / інші причини.
• Колонка «Відсоток оплати» показує відсоток оплати лікарняних. Він залежить від страхового стажу працівника – тобто від строку, протягом якого із зарплати працівника щомісяця сплачувалися страхові внески. Тут ідеться загалом про всі попередні місця роботи, а не лише про Укрпошту.
• Колонка «Статус» інформує, надійшла оплата вашому підлеглому чи листок непрацездатності ще перебуває в роботі у фахівців напрямку персоналу.

Як бачите, тепер значна частина даних для оперативного керування командою у вас завжди під рукою в Особистому кабінеті. Зробіть лише кілька кліків – це вивільнить час та зекономить зусилля і вам, як керівнику, і фахівцям відділу сервісного обслуговування персоналу, до яких ви раніше зверталися з цими запитами. А заощаджені ресурси спрямуйте на ефективнішу роботу, розв’язання інших важливих завдань та… на кілька хвилин відпочинку від рутини (погодьтеся, це також важливо ☺️)

Детально ознайомитися з роботою функціоналу допоможе відео

Закладка «Штатний розпис»

Закладка «Дані по підлеглих»

Нагадаємо, якщо ви помітили помилку 

• у роботі Особистого кабінету – напишіть до служби підтримки helpdesk-up@ukrposhta.ua
• у персональних даних вашого підлеглого – зверніться до фахівця відділу сервісного обслуговування персоналу, який адмініструє цього працівника. Ім’я та контактні дані персонального фахівця ВСОП зазначені в особистій карточці кожного працівника.

Мерщій знайомтеся з новими можливостями Особистого кабінету. Приємної нам цифровізації! 😉