Табелі на перевірку – автоматизуємо облік робочого часу
Кінець року – слушний час поговорити про табелі. Не лише про ті, що приносять зі школи наші діти, а й про спеціальні документи, в яких чітко фіксується робочий час кожного працівника. Називаються вони «табелі обліку робочого часу». Завдяки автоматизації, що активно запроваджується в Укрпошті, рутинний процес заповнення табелів відтепер став значно простішим. І це позитивно позначається на роботі всіх співробітників – навіть тих, хто й не замислювався над цією стороною робочого життя.
Якщо ви табелюєте працівників, автоматизація особливо допоможе вам саме цього місяця. Кінець і початок року завжди завантажені. Тому зверніть увагу, вам слід обов’язково:
- закрити табелі за грудень для водіїв і персоналу поштових відділень – до кінця робочого дня 1 січня
- для решти працівників – до кінця 29 грудня.
Фахівці напряму обліку робочого часу та звітності надішлють вам детальну інструкцію та графік.
Але давайте про все по порядку.
Для чого потрібні табелі
Ваша заробітна плата залежить від того, скільки годин ви фактично відпрацювали. Хтось брав на свята один день відпустки за свій рахунок / хтось працював наднормово, виконуючи невідкладне завдання / хтось тиждень був на лікарняному / а хтось (на жаль, трапляється і таке) прогуляв пів дня.
Для того щоб усім правильно нараховувати зарплату, існують табелі обліку робочого часу. В них зафіксовані дні, кількість робочих годин і годин відпочинку кожного працівника, а також причини відсутності на робочому місці.
Зміни? На краще!
Друга половина 2023 року стала періодом активної цифровізації HR-напряму. Дедалі більше співробітників працюють у ERP, автоматизуються бізнес-процеси, всі регіони вже підключені до Особистого кабінету працівника – біганина з папірцями поступово відходить у минуле. Ми звикаємо, що рутинні справи можна робити за кілька кліків мишкою. І хоча автоматизація ведення табелів донедавна здавалася фантастичним завданням, сьогодні вже можна радіти і цим новаціям.
Вісім місяців команда обліку робочого часу та звітності, фахівці відділу сервісного обслуговування персоналу разом із командою автоматизації активно працювали над спрощенням обліку робочого часу та уніфікацією цілої низки процесів. Відтепер табелювання відбувається в ERP.
За останні чотири місяці близько 900 табельників з різних структурних підрозділів пройшли навчання і тепер двічі на місяць легко закривають табелі для більш ніж 15 тис. працівників – без довжелезних таблиць, звірок і одруків. В окремих напрямах автоматизація пішла ще далі, наприклад табелі обліку робочого часу водіїв автоматично формуються із шляхових листів.
Всього за 2023 рік на автоматизоване табелювання перейшли близько 40 % працівників Укрпошти.
Інна Мажуга, начальник вантажного відділення Київ 02300
табелює працівників близько 10 років
На сьогодні я табелюю 13 чоловік. Коли табелі треба було робити в Excel, то в середньому на закриття табелю за один період я витрачала годину. З осені веду облік робочого часу в ERP. Перейти було нескладно: нам надали відеоінструкцію, якщо виникали питання, ми телефонували і все уточнювали. Відтепер витрачаю на табель лише хвилин десять. Дуже зручно, що більше не треба друкувати і завозити табелі в бухгалтерію. Тепер час, який вивільнився, можна з користю приділяти іншим робочим процесам. Наприклад, в кінці місяця швидше закрити табель і перейти до звітності.
Як це працює
Раніше кожен паперовий табель блукав між керівником, табельником, фахівцями сервісного обслуговування персоналу та напряму заробітної плати. Табельник або керівник підрозділу (в нашій великій компанії до ведення табелів залучено багато різних працівників) формував табель в Excel і надсилав файл (або навіть приносив роздруковані таблиці) працівникам напряму заробітної плати. Ті, у свою чергу, вносили дані в облікову систему. Складно було уникнути помилок, адже всі відпустки, лікарняні тощо слід було заповнювати вручну.
Тепер табельник заходить у ERP і формує табель за списком працівників свого підрозділу. У табелі вже відображені всі кадрові операції: відпустки, лікарняні, увільнення тощо. Система самостійно перевіряє табель і попереджає, якщо виявить типові помилки. Після перевірки табельник просто передає електронний документ в ERP фахівцям із нарахування заробітної плати.
Вікторія Круть, заступник начальника дільниці кур'єрської доставки Київського регіону
табелює колег понад 4 роки, нині обліковує робочий час 70 працівників
Щоб закрити табель на таку кількість людей, раніше я витрачала близько 4 годин. Напевно, з пів року як ми перейшли в ERP. Перший місяць були питання, на другий уже розібрались, як воно має бути. Взагалі дуже легко користуватися – все автоматично переноситься і займає лише пару хвилин. До цього ми лікарняні вели самі, треба було все це проставити вручну. Тепер головне просто звірити дані, чи вірно підтягнулись із системи лікарняні, відпустки. Сам табель формується автоматично.
Колосально відрізняється! Дуже зручно!
Плани на 2024
Наступного року ведення табелів буде автоматизовано для всієї компанії, зокрема для дільниць супроводу, фізичного захисту та технічного обслуговування засобів сигналізації, а також для відділень поштового зв'язку. Зараз триває активна робота, щоб запустити в ERP ці два напрями.
Цифровізація надзвичайно важлива. Її мета – полегшити і спростити життя співробітників компанії. Вона вивільняє час і сили, оптимізує рутинні процеси і дозволяє зосередитись на важливих амбітних цілях, що стоять перед Укрпоштою – вдосконалювати якість сервісу для клієнтів і бути комфортним, сучасним робочим середовищем для всієї команди. Маємо ще багато добрих ідей, тож не зупиняємось.
Ще раз звертаємо увагу табельників: не забудьте закрити табелі до 29 грудня, а для водіїв і персоналу відділень поштового зв’язку – до кінця робочого дня 1 січня 2024. Через ERP це займе лише 10–15 хвилин.
І приємної вам цифровізації!😉